Asiakasrekisterin tietosuojaseloste
Henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Rekisterin ylläpitäjä
Nordic Fire Safe Oy, NFS Group Oy
Luutnantinpolku 7 LT 1A
00410 Helsinki
Rekisteriasioiden yhteystieto
Nordic Fire Safe Oy, NFS Group Oy
Tiedustelut, info@nordicfire.fi, tai puhelimella +358 10 387 0281
Rekisterin nimi
Asiakasrekisterit
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yrityksen oikeutettu etu asiakassuhteen, toimeksiantosopimuksien tai edellä mainittuihin rinnastettavien sopimuksien täytäntöönpaneminen.
Henkilötietoja käsittelemme seuraavissa toiminoissa tai palveluissa:
- tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen esimerkiksi kyselytutkimuksella,
– korttikoulutukset, koulutuspalvelut, myyntipalvelut, valvontapalvelut, turvallisuuspalvelut - sopimusasioiden ja velvollisuuksiemme noudattaminen
- asiakassuhteemme hoitaminen
- palvelun ylläpidon suorittamat valvonnan hoitaminen
– etähallinta, linjavalvonta, kulunvalvonta - mainonnan kohdentaminen yhtiömme omissa ja muiden yhteistyö partnereiden verkkopalveluissa
Mitä tietoja käsittelemme?
Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaan tai muun rekisteröidyn henkilötietoja:
- rekisteröidyn perustiedot kuten nimi*, asiakasnumero, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana
- rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot
- yritystä/yhdistystä ja yrityksen/yhdistyksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus, yhdistysrekisterinumero
ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot - asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista sekä tilauksista, muut asiointitiedot, kuten sähköiset laskutustiedot sekä sähköinen viestintä
- henkilöprofiili ja verkkokäyttäytyminen
Mistä saamme tietoja?
Saamme tiedot ensisijaisesti rekisteröidyltä asiakkaalta itseltään.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.
Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuolisille palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalla ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan. Olemme huolehtineet alihankkijoidemme kanssa tietosuojastasi laatimalla henkilötietojen käsittelyn osalta käsittelysopimukset. Tietojen luovutus tapahtuu vain viranomaisen pyynnöstä. Toimeksiantosopimuksessa viittaamme tarkemmin minkälaisesta luovutuksesta on kyse ja mihin niitä luovutetaan. Kuvatallenteiden rekisteriselosteessa on omat ehdot. Olemme huolehtineet siirtoon liittyvistä asianmukaisista suojatoimista. Me käytämme EU:n hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita tai muita EU:n komission hyväksymiä siirtomenettelyitä.
Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Säilytämme henkilötietoja 3 kuukautta sopimuksen irtisanomisesta sekä kirjanpitolainsäädännön mukaisesti laskutietoja 6 vuotta laskun kirjaamisajankohdan myötä.
Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.
Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.
Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän välisemme asiakassuhde. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
Kysymykset ja tiedustelut
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle sähköpostiositteeseen tai soittamalla ja jättämällä yhteydenottopyyntö valvomoon.
Rekisteriselostetta koskevat muutokset
Nordic Fire Safe Oy, NFS Group Oy varaa oikeuden muuttaa rekisteriselosteen sisältöä ilmoittamatta tästä erikseen rekisteröidylle. Rekisteröidyn vastuulla on tutustua rekisteriselosteen sisältöön säännöllisesti.
Nordic Fire Safe Oy,
NFS Group Oy
Pekka Palanki
pekka.palanki@nordicfire.fi